Главная / Исполнительная власть / Архивное управление РК /

Положение об Архивном управлении Республики Карелия

1. Архивное управление Республики Карелия (далее по тексту - Архивное управление) является органом исполнительной власти Республики Карелия, обеспечивающим проведение государственной политики в области архивного дела на территории Республики Карелия. В систему Архивного управления входят государственное учреждение "Национальный архив Республики Карелия", государственное учреждение "Карельский государственный архив новейшей истории". Архивное управление вместе с подведомственными архивными учреждениями входит в систему Федеральной архивной службы России.

2. Архивное управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами и указаниями Федеральной архивной службы России и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Карелия, законами Республики Карелия, указами и распоряжениями Главы Республики Карелия, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Карелия и иными нормативными правовыми актами Республики Карелия, а также настоящим Положением.

3. Архивное управление организует выполнение возложенных на него задач непосредственно, через подведомственные ему государственные архивы, во взаимодействии с архивными учреждениями муниципальных образований и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в Республике Карелия.

4. Основными задачами Архивного управления являются:

1) формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Республики Карелия;
2) анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в Республике Карелия, управление государственными архивами, обеспечение их функционирования;
3) координация деятельности органов государственной власти Республики Карелия и учреждений в сфере архивного дела, организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в сфере архивного дела в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления;
4) ведение государственного учета документов Архивного фонда Республики Карелия, осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов;
5) осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Республики Карелия по вопросам архивного дела.

5. Архивное управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

1) организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы;
2) организует хранение документов в государственных архивах, ведет государственный учет документов Архивного фонда Республики Карелия, хранящихся в государственных архивах, архивных учреждениях муниципальных образований, ведомственных архивах Республики Карелия и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральную архивную службу России;
3) осуществляет межотраслевое, организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами исполнительной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы;
4) разрабатывает и обеспечивает реализацию основных направлений развития архивного дела в Республике Карелия, ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений;
5) обеспечивает подготовку и вносит в установленном порядке на рассмотрение органов государственной власти Республики Карелия проекты нормативных правовых актов по архивному делу, предложения по развитию архивной службы;
6) организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры подведомственных архивных учреждений;
7) в установленном порядке решает вопросы о передаче в пределах территории Республики Карелия документов из одного государственного архива в другой и вносит предложения о передаче документов из государственных архивов Республики Карелия в государственные архивы субъектов Российской Федерации;
8) в установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Республики Карелия;
9) организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Республики Карелия;
10) координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений Северо-Западного региона Российской Федерации;
11) разрабатывает и принимает в установленном порядке в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
12) организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах;
13) проверяет в установленном порядке выполнение государственными учреждениями, а также организациями требований законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Республики Карелия в области архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве;
14) содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
15) оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в решении вопросов сохранности, комплектования и использования их архивов;
16) реализует в установленном порядке преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Республики Карелия;
17) ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на сбор старинных документальных памятников на территории Республики Карелия, выдаваемых Федеральной архивной службой России, и осуществляет контроль за данным видом работ;
18) организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов, контролирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документальной информации и эффективности использования документов;
19) контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе заключения договоров на их коммерческое использование;
20) разрабатывает и представляет в установленном порядке в Министерство финансов Республики Карелия предложения к проекту бюджета Республики Карелия о расходах на содержание Архивного управления и государственных архивов, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период. Осуществляет контроль за ведением бухгалтерского и статистического учета и отчетности в государственных архивах. Контролирует деятельность государственных архивов по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг;
21) осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран;
22) организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Федеральной архивной службой России профильных архивных документов, находящихся за рубежом;
23) организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению государственных архивов, укреплению их материальной базы;
24) организует мобилизационную подготовку, учет и бронирование граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации, защиту государственной тайны в Архивном управлении и организациях, находящихся в сфере его ведения;
ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
26) утверждает по согласованию с Министерством государственной собственности Республики Карелия уставы подведомственных государственных учреждений, назначает и освобождает от занимаемой должности их руководителей;
27) организует повышение квалификации работников подведомственных архивных учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений учреждений;
28) содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты;
29) организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры; проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции; осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в государственных архивах.

6. Архивное управление имеет право:

1) запрашивать у государственных учреждений, а также от организаций (на договорной основе) необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
2) проверять в пределах своей компетенции работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и документообороту государственных учреждений, а также организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей органов государственной власти, учреждений и организаций по указанным вопросам;
3) давать в пределах своей компетенции учреждениям и организациям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и документообороту. Должностные лица Архивного управления для выполнения своих обязанностей имеют право в установленном порядке посещать архивы и делопроизводственные подразделения учреждений;
4) вносить предложения о привлечении руководителей учреждений к установленной законодательством Российской Федерации, Республики Карелия ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах;
5) создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством;
6) согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и документооборота в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями и организациями;
7) объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии, утверждать условия конкурсов;
8) осуществлять в установленном порядке управление закрепленным за ним имуществом.

7. Архивное управление осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности.

8. Архивное управление возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности Главой Республики Карелия. Начальник Архивного управления несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архивное управление задач, распределяет обязанности между работниками.

9. Начальник Архивного управления:

1) издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными государственными архивами, организует и проверяет их исполнение;
2) в необходимых случаях издает в установленном порядке совместно с руководителями других органов исполнительной власти Республики Карелия приказы, указания и инструкции;
3) распоряжается выделенными ассигнованиями в соответствии с утвержденной в установленном порядке сметой;
4) утверждает в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда штатное расписание аппарата Архивного управления, а также смету расходов на его содержание в пределах утвержденных бюджетных ассигнований;
5) назначает и освобождает от должности работников аппарата Архивного управления;
6) утверждает перспективные и годовые планы работы государственных архивов;
7) определяет условия выплаты работникам государственных архивов ежемесячной надбавки к должностному окладу за сложность и напряженность, а также премии по результатам работы.

10. В Архивном управлении образуется коллегия в составе начальника Архивного управления (председатель), директоров государственных архивов и членов коллегии.
Состав коллегии утверждается начальником Архивного управления.
Коллегия является совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций, заслушивает доклады, отчеты руководителей подведомственных архивных учреждений. Решения коллегии оформляются приказами.

11. При Архивном управлении Республики Карелия действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Республики Карелия, отбором их на хранение в государственные архивы и архивные учреждения муниципальных образований, экспертизой ценности документов. Положение о комиссии и ее состав утверждается начальником Архивного управления.

12. Архивное управление финансируется за счет республиканского бюджета.

13. Архивное управление Республики Карелия является юридическим лицом, имеет бланк и печать с изображением Государственного герба Республики Карелия и своим наименованием.

14. Реорганизация Архивного управления осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Карелия.