10 февраля состоялось заседание коллегии Управления ЗАГС Республики Карелия

На заседании коллегии Управления ЗАГС Республики Карелия, состоявшемся 10 февраля 2009 года, рассмотрены и обсуждены следующие вопросы:

• о работе по созданию единой информационной автоматизированной системы Управления;
• о работе с архивным фондом в территориальных отделах ЗАГС;
• о смете расходов Управления на 2009 год;
• о плане мероприятий Управления по проведению Года молодежи в Республике Карелия.

Из выступлений докладчиков:

• Единая информационная система в Управлении создана в соответствии с требованиями, предъявляемыми к программным средствам, и изложенными в нормативных документах, принятых Правительством РФ в 2006-2007 годах. Строгие требования связаны с тем, что сведения, связанные с регистрацией актов гражданского состояния, относятся к категории конфиденциальной информации, содержащей персональные данные о гражданах. На каждом участке система обеспечена высокой степенью защиты и безопасности в процессе обмена данными. В течение 2008 года опробован электронный документооборот отдела ЗАГС г.Петрозаводска и отделения Пенсионного Фонда г.Петрозаводска. В настоящее время обмен информацией (защищенных сообщений и файлов, подписанных электронной цифровой подписью) осуществляется в Управлении со всеми территориальными отделами ЗАГС. По мере освоения защищенной электронной системы документооборота будут передаваться не только данные об актах гражданского состояния, но и отчеты, письма, запросы, методические рекомендации и другая информация. Внедрение новых информационных технологий обеспечит оперативность и высокое качество оказания государственных услуг населению.
• Формирование архивного фонда и его сохранение является важнейшим направлением деятельности органов ЗАГС. На хранении в территориальных отделах ЗАГС находится 10515 книг первых экземпляров актовых записей за период с 1917 по 2007 годы. В 2008 году во всех территориальных отделах проводилась экспертиза актовых книг, по результатам которой устранены недостатки в оформлении книг, недочеты в оформлении картотечного фонда, выявлены книги, нуждающиеся в реставрации. В 2008 году переплетено 204 книги, заполненных в 2007 году, отреставрировано 111 книг, в 2009 году заявлено к переплету 222 актовых книги, заполненных в 2008 году, предстоит отреставрировать 171 книгу.
  В тринадцати территориальных отделах архивный фонд хранится в отдельных помещениях. После проведения ремонта значительно улучшились условия для хранения архивов в отделах ЗАГС Олонецкого, Сегежского, Беломорского, Кемского районов и города Сортавала. Все территориальные отделы оснащены металлическими архивными и картотечными шкафами, измерителями влажности и температуры, обеспечивающими контроль за состоянием атмосферного режима в помещениях.
  Из года в год растет количество обращений по выдаче повторных документов, справок, запросов. В 2008 году по сравнению с 2002 годом количество обращений увеличилось на 60 процентов. Граждане, обратившиеся лично в отделы ЗАГС, получают документы в день обращения. Ответы на обращения, присланные по почте, исполняются в сроки от 2 до 7 дней в соответствии с требованиями нормативных документов.
  С января текущего года начата работа по созданию электронного архива. Предстоит ввести в электронную базу все, имеющиеся на хранении в отделах ЗАГС актовые записи, начиная с 1917 года. Эта работа долгосрочная. На сегодняшний день Управление располагает электронной базой данных о регистрации актов гражданского состояния по каждому району: в отделе ЗАГС Петрозаводска в электронной базе имеются записи с 1999 года, в других отделах начиная с 2001 года и позже.
• Финансово-хозяйственная деятельность в 2008 году была направлена на создание и модернизацию информационных технологий, улучшение материально-технической базы, ремонт помещений. Приобретены программно-аппаратные средства, программное обеспечение технической защиты информации. В помещениях, занимаемых отделами ЗАГС Беломорского, Лахденпохского, Сегежского, Сортавальского, Кемского районов проведен текущий ремонт. В отделах ЗАГС Муезерского, Лоухского, Прионежского, Беломорского, Сегежского, Кемского, Сортавальского районов и г. Костомукша установлена охранно-пожарная сигнализация. В целом смета расходов на 2008 год исполнена.
  2009 год для Управления ЗАГС будет сложным. Последствия экономического кризиса повлияли на увеличение стоимости затрат на обслуживание информационных программ, оргтехники, охранно-пожарной сигнализации и др. Предстоит сократить некоторые расходы, например, на командировки, на курсы повышения квалификации, междугородние переговоры, и др.
• Мероприятия плана участия Управления в проведении на территории Республики Карелия Года молодежи нацелены на правовое просвещение и воспитание молодежи, формирование гражданской позиции, утверждение в сознании молодого поколения уважительного отношения к семье, ответственного отношения к материнству и отцовству, укрепления социального самочувствия жителей Республики Карелия.

На заседании был заслушана информация о проведении отчетов о деятельности Управления ЗАГС в 2008 году. В течение декабря 2007 г. и января 2008 г. состоялось 56 встреч сотрудников ЗАГС с населением в трудовых, педагогических, учебных коллективах городских и сельских поселений, в районных СМИ опубликовано 26 отчетных материалов. Почти половина отчетных выступлений проведена в сельских поселениях.

Коллегия, приняв к сведению информацию, прозвучавшую в выступлениях и прениях, вынесла ряд решений, особое внимание уделено организации финансово-хозяйственной деятельности Управления в 2009 году:

• будут пересмотрены расходы по всем кодам экономической классификации с целью изыскания средств по оплате договоров на услуги связи, охраны, уборку помещений, информационные услуги и др.;
• до территориальных отделов ЗАГС будут доведены лимиты на использование электроэнергии, на канцелярские расходы, на междугородние переговоры;
• ежеквартально на планерных совещаниях будет рассматриваться исполнение сметы.