Связь между поколениями

В следующем году архивы будут отмечать очередную юбилейную дату в своей долгой истории, а сегодня идет 289 год их жизни. Начало государственной архивной службе положили реформы Петра Первого. 28 февраля 1720 года (по новому стилю 10 марта) он подписал первый государственный акт, которым определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность архивариуса. Архивариусы обязаны были "письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…".

За столетия образовалось множество разнообразных архивов, но старейший из них тот, в котором хранятся основные сведения о каждом гражданине государства от рождения до смерти - это архивы записей актов гражданского состояния. Зачатками архивов ЗАГС были церковные записи о родившихся и умерших, которые велись церковью согласно Указу Петра Первого от 14 апреля 1703 года "О подаче в Патриарший духовный приказ приходским священникам недельных ведомостей о родившихся и умерших". Но, как доказывают найденные и изученные исследователями архивные документы той эпохи, понадобилось еще около двадцати лет, чтобы началось активное формирование и распространение метрических книг. Об их необходимости для потребности государства прямо было сказано в Указе Синода от 20 февраля 1724 года. Они нужны, чтобы "ведать о количестве всего Российского государства людей". Об особом государственном значении и возрастании роли метрических книг говорит требование ведения книг в двух экземплярах и обязательного наличия их как в приходах, приближенных к непосредственному пользователю, так и в консисториях, где они надежно охранялись от утрат. До наших дней архивы ЗАГС не утратили своего государственного значения. Сведения из книг ЗАГС служат основой для демографических исследований, являются важным средством демографического прогнозирования в масштабах страны, республики, области, края, города, поселка. Акты гражданского состояния учитываются при разработке планов социального развития, проектов застройки, планов архитектурного, культурного развития городов и сел и т.д.

О том, каковы особенности работы в хранилище конфиденциальной информации о гражданах республики сегодня, рассказывает главный архивист Управления ЗАГС Республики Карелия Любовь Анатольевна Федосеева:

- По сути, современный архив ЗАГС выполняет те же основные функции, что и сто, и двести лет назад. Формирует и сохраняет в течение ста лет книги записей актов гражданского состояния, которые содержат сведения о важнейших событиях в жизни человека, от рождения до смерти. В актовых книгах день за днем накапливается информация, без которой ни один из нас не смог бы решить многих жизненно важных вопросов. Например, в случаях утраты документа о регистрации любого из семи актов гражданского состояния архив ЗАГС является тем единственным источником, откуда гражданин получит помощь в решении этой проблемы. Повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния запрашиваются гражданами для назначения пенсий и пособий, оформления права на наследство, получения паспорта, выезда на постоянное жительство за границу, подтверждения родственных отношений в различных инстанциях, а также для решения других вопросов. Трудно представить, что было бы с нами, если бы архивов вдруг не стало.

Много событий пережила наша страна, а вместе с ней и органы ЗАГС: войны, разруха, эвакуация, … не раз архивисты спасали ценный архив от утраты. Большая заслуга в этом работников, всю трудовую жизнь посвятивших формированию и сохранению архивов ЗАГС Карелии: Галины Ивановны Никитиной (стаж работы в архиве - 39 лет), Галины Михайловны Гуйвиной (стаж работы в архиве - 45 лет), Марии Федоровны Пословой (стаж работы в архиве отдела ЗАГС г. Петрозаводска - 36 лет), а также их коллег, ветеранов ЗАГС из районных архивов. Неоценимый вклад внес Иван Михайлович Никитин, первый архивист органов ЗАГС в советской Карелии, сумевший в годы революции и гражданской войны собрать воедино разрозненные церковные архивы, переданные в ведение государственных органов.

Благодаря многим поколениям архивистов сегодня архивы органов ЗАГС Карелии представляют собой систематизированный и упорядоченный фонд книг регистрации актов гражданского состояния с 1918 по 2008 годы. При регистрации акта гражданского состояния запись оформляется в двух идентичных экземплярах, один из которых откладывается на хранение в территориальном отделе ЗАГС, а второй передается для хранения в архив Управления ЗАГС Республики Карелия, именно это требование спасало архивы в годы бедствий. Через сто лет хранения в архивах ЗАГС книги актовых записей передаются на постоянное хранение в Национальный архив Республики Карелия.

Сегодня на хранении в органах ЗАГС Республики Карелия находится около 19 тысяч актовых книг. Записи в них систематизированы по территориальному признаку (по районам, городам, сельским советам) и по временному признаку (по годам), а также по видам регистрации актов (о рождении, о заключении брака, о смерти, о расторжении брака, об установлении отцовства, об усыновлении, о перемене имени). Архивы на бумажных носителях постепенно дополняются электронными носителями. Управление уже располагает электронной базой некоторой части данных о регистрации актов гражданского состояния по каждому району: в отделе ЗАГС Петрозаводска в электронной базе имеются записи с 1999 года, в других отделах начиная с 2001 года и позже. Архивистам предстоит ввести в электронную базу все, имеющиеся на хранении в отделах ЗАГС актовые записи, начиная с 1917 года. Эта работа долгосрочная.

Несмотря на упорядоченность, которая обеспечивает быстрый поиск, не всегда удается дать заявителям положительный ответ. Записи за 1917-1922 годы - время революции и гражданской войны - сохранились не полностью. Искомой актовой записи может не оказаться и по той причине, что граждане по причине малограмотности (чаще в сельской местности) в то время не обращались в орган ЗАГС для регистрации, а довольствовались лишь крещением, венчанием или отпеванием в церкви. В период Великой Отечественной войны регистрация актов гражданского состояния на оккупированной территории республики не производилась. В случаях рождения и смерти граждан в период оккупации их родственники должны были обратиться в орган ЗАГС для регистрации после освобождения территории и возобновления работы советских органов.

В настоящее время к условиям хранения актовых книг предъявляются достаточно жесткие требования. В помещениях архивов должен строго соблюдаться режим температуры и влажности, специальные приборы контролируют их уровень. Во всех архивах установлена охранная сигнализация. Хранилища оборудованы специальными несгораемыми металлическими стеллажами и шкафами. Доступ к сведениям ограничен законодательными документами. Например, в соответствии с одним из положений закона РФ "Об актах гражданского состояния" повторное свидетельство в случае потери выдается:

1. лицу, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;
2. родственнику умершего или другому заинтересованному лицу, в случае если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло;
3. родителям (лицам, их заменяющим) или представителю органа опеки и попечительства, в случае если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного свидетельства совершеннолетия;
4. иному лицу в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего в соответствии с законодательством право на получение повторного свидетельства или справки о государственной регистрации акта гражданского состояния.

Все условия получения данных из архива ЗАГС оговорены в законе Российской Федерации "Об актах гражданского состояния". Ознакомиться с условиями предоставления государственной услуги по выдаче повторных документов можно и через интернет, посетив сайт Управления ЗАГС на официальном сервере Правительства Республики Карелия, там размещены Административные регламенты предоставления государственных услуг по регистрации актов гражданского состояния.