Главная / Исполнительная власть / Управление записи актов гражданского состояния РК / ЗАГС РК в 2002 году /

Итоги работы с архивом

В 2002 году продолжалась работа по формированию архивного фонда органов ЗАГС Республики Карелия. Основное внимание было сосредоточено на обеспечении сохранности и учета документов архива, составлении справочного аппарата к записям актов гражданского состояния, составлении описей дел долговременного хранения, работе с заявлениями граждан о выдаче повторных документов, внесении изменений, исправлений в записи актов гражданского состояния, оказании практической помощи по работе с архивом территориальным отделам ЗАГС, разработке инструктивных и методических материалов по организации и ведению делопроизводства.

На хранении в отделах ЗАГС Республики Карелия находится 9599 книг первых экземпляров актовых записей за 1917-2002 г.г., в архиве Управления ЗАГС хранится 7637 книг вторых экземпляров актовых записей за 1917-2001 г.г. (всего 17236 книг).

Условия хранения архивных документов в отделах ЗАГС, в основном, обеспечены. Актовые книги территориальных отделов хранятся в изолированных или рабочих помещениях в металлических шкафах (на стеллажах), за исключением Олонецкого, Питкярантского, Прионежского отделов, где актовые книги хранятся в деревянных шкафах. В 2002 году не удалось обеспечить эти отделы металлическими шкафами из-за недостаточного финансирования.

В целях обеспечения надлежащего состояния актовых книг в первом и втором кварталах года произведен переплет книг первых и вторых экземпляров актовых записей территориальных отделов ЗАГС и Управления ЗАГС РК в количестве 279 книг, отреставрировано 15 книг. В 2003 году необходимо отреставрировать книги отделам ЗАГС Кемского, Кондопожского, Питкярантского, Беломорского, Медвежьегорского, Олонецкого, Пряжинского, Пудожского, Сегежского районов.

Продолжалась работа по дооформлению книг актовых записей за старые годы (составление внутренних описей, заверительных надписей, оформление этикеток на корешках книг). Активно занимались этой работой отделы ЗАГС г. Петрозаводска, Кемского, Медвежьегорского, Прионежского, Пудожского, Сегежского районов. В 2003 году необходимо дооформить книги в соответствии с установленными требованиями отделам ЗАГС г. Петрозаводска, Прионежского, Пудожского, Сегежского районов.

Во всех отделах ЗАГС ведется учет актовых книг. В 2002 году активно работали над ликвидацией задолженности по составлению фондовой книги отделы ЗАГС Беломорского, Кондопожского, Сегежского районов. В 2003 году эту работу необходимо завершить.

Отделы продолжают работать над составлением справочного аппарата к актовым записям (помимо того, что регулярно вливаются в картотеку карточки, составленные при регистрации агс). Составлением алфавитных списков и картотеки за период до 1979 года регулярно занимались отделы ЗАГС Калевальского, Лахденпохского, Прионежского районов. В отделе ЗАГС г. Костомукши составлены списки к актовым записям о перемене имени за 1985-2001 г.г. (по предложениям комплексной проверки).

В первом квартале года в отделах проводилась работа по оформлению завершенных в 2001 году дел, а также по оформлению папок дел и журналов на 2002 год.

В большинстве отделов завершена или близится к завершению работа по составлению описей дел долговременного хранения. Активно работали в этом направлении в 2002 г. отделы ЗАГС г. Костомукши, г. Сортавалы, Беломорского, Лахденпохского, Лоухского, Олонецкого, Питкярантского, Сегежского районов. В 2003 г. необходимо обратить особое внимание этой работе отделам ЗАГС Калевальского, Кемского и Прионежского районов, где описи дел не составлялись. Следует активизировать работу по составлению описей дел отделам ЗАГС Медвежьегорского и Олонецкого районов, где основной объем этой работы не завершен.

Ежегодно в отделах ЗАГС проводится работа по экспертизе ценности документов, отбору документов с истекшим сроком хранения к уничтожению. Акты о выделении дел за истекший год к уничтожению представляются на рассмотрение экспертной комиссии Управления ЗАГС в конце первого квартала. В отделах ЗАГС Кемского и Медвежьегорского районов имеется задолженность по списанию дел, которую необходимо ликвидировать в начале 2003 года.

Выдача повторных документов по заявлениям граждан, запросам учреждений и организаций осуществляется в соответствии с законодательством. В 2002 году увеличилось количество обращений на выдачу повторных документов по сравнению с 2001 годом.

количество обращений на выдачу повт. документов - 21304 (2001 г.), 23069 (2002 г.)

количество выданных повторных документов - 17968 (2001 г.), 20538 (2002 г.)

количество заявлений о легализации документов - 328 (2001 г.), 378 (2002 г.)

Самое большое количество повторных документов выдано отделами ЗАГС г. Петрозаводска (7239), Сегежского (1515), Медвежьегорского (1209), Кондопожского (1128) районов.

Вопросы работы с архивом и делопроизводства рассматривались на заседании КТО в пос. Лоухи, а также в письме гл. специалиста Л. А. Федосеевой по итогам республиканского семинара начальников отделов ЗАГС в феврале 2002 года. Внесены поправки в Инструкцию по делопроизводству территориального отдела ЗАГС с учетом предложений начальников отделов. Проведена работа по корректировке номенклатуры дел Управления ЗАГС РК на 2003 г.

Вопросы работы с архивом были включены в план Управления по обобщению опыта работы территориальных отделов ЗАГС. Отделом ЗАГС Лахденпохского района разработана тема "Учет документов в отделе ЗАГС", отделом ЗАГС Медвежьегорского района разработана тема "Из практики работы отдела ЗАГС с заявлениями граждан о выдаче повторных документов о регистрации актов гражданского состояния". В план работы отдела ЗАГС Пряжинского района на 2003 год включена разработка темы "Систематизация и учет документов в отделе ЗАГС Пряжинского района".

В 2002 году проведены проверки работы с архивом в отделах ЗАГС Олонецкого района и г. Костомукши, проведена учеба по делопроизводству в отделе ЗАГС г. Петрозаводска.

В целях совершенствования организации работы с архивом для отделов напечатаны все формы извещений о внесении изменений, исправлений в актовые записи (гл. специалист Ушакова Т. В.), а также журналы учета книг регистрации актов гражданского состояния. Для четырех отделов ЗАГС изготовлены угловые штампы в соответствии с правилами делопроизводства.

В архиве Управления ЗАГС проведена работа по упорядочению дел постоянного хранения за 1994-2000 г.г. и составлению описей. Регулярно велась работа по формированию картотеки, учету книг актовых записей. Разработан проект Инструкции по делопроизводству для Управления ЗАГС РК. В 2002 году проведено два заседания экспертной комиссии Управления, на которых были рассмотрены результаты экспертизы ценности документов в отделах и Управлении ЗАГС, описи дел постоянного хранения, проект "Инструкции по делопроизводству Управления ЗАГС РК". По результатам проведенной экспертизы ценности документов составлен акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.

По итогам работы кустового территориального объединения оформлены материалы по вопросам регистрации актов гражданского состояния для справочно-информационных стендов в территориальных отделах ЗАГС.

Гл. специалист Федосеева Л. А. приняла участие в семинаре работников, ответственных за архивы органов исполнительной власти, проведенном в Национальном архиве РК, а также участвовала в работе конкурсной и аттестационной комиссий, рабочей группы по проведению смотра конкурса территориальных отделов ЗАГС РК к 85-летию органов ЗАГС РФ.

В Управлении ЗАГС оформлена постоянно действующая выставка, на которой представлены материалы о работе Управления ЗАГС за 2001-2002 г.г.

В связи с празднованием в 2002 г. 85-летия органов ЗАГС РФ в помещении отдела ЗАГС г. Петрозаводска организован музей по истории органов ЗАГС Республики Карелия. 18 декабря 2002 года проведено представление экспозиции музея. В 2003 году планируется посещение музея учащимися школ г. Петрозаводска.

В 2003 году следует продолжить работу по обеспечению сохранности архивных документов, качественно осуществлять работу по исполнению запросов и заявлений на выдачу повторных документов и по внесению изменений в актовые записи, оказывать практическую помощь отделам ЗАГС. Кроме того, необходимо:

Управлению ЗАГС:

• обеспечить отделы ЗАГС металлическими шкафами для хранения книг актовых записей (Лахденпохский, Питкярантский, Прионежский, Калевальский, Сортавальский, Олонецкий отделы ЗАГС);
• обеспечить отделы ЗАГС картонными коробками для хранения дел, штампами для работы с документами и журналами для регистрации поступающих документов.

Отделам ЗАГС:

• завершить работу по дооформлению книг актовых записей, не оформленных надлежащим образом в свое время;
• продолжить работу по заполнению книг учета архивного фонда, составлению описей дел;
• не допускать задолженности по списанию дел с истекшим сроком хранения; проводить ежегодную экспертизу ценности документов.