Главная / Исполнительная власть / Управление записи актов гражданского состояния РК /

О взаимодействии территориальных отделов ЗАГС Республики Карелия с органами местного самоуправления, учреждениями и организациями

Деятельность органов ЗАГС Республики Карелия по государственной регистрации актов гражданского состояния, организации и проведению торжественных мероприятий, разъяснению семейного законодательства, исполнению запросов граждан и организаций, организации выездной регистрации, хозяйственная деятельность осуществляются в тесном контакте с органами местного самоуправления, учреждениями и организациями городов и районов.

В территориальных отделах накоплен большой опыт работы по различным направлениям взаимодействия, используются разнообразные формы: встречи с руководством органов местной власти, учреждений и организация, проведение занятий, бесед в коллективах, рассылка информационных и рекомендательных писем, обращений, образцов заполнения документов, индивидуальные формы обучения (консультации) с отдельными сотрудниками и пр.

Взаимодействие с органами местного самоуправления,
сельскими и поселковыми администрациями районов

Руководители всех отделов ЗАГС, кроме Пудожского, участвуют в еженедельных и ежемесячных планерных заседаниях при главах местного самоуправления, сессиях, хозактивах. На расширенных планерках заслушиваются отчеты начальников отделов ЗАГС (Беломорск, Калевала, Пряжа), главам местных администраций ежемесячно или ежеквартально предоставляются сведения о демографической ситуации в районе, причинах смерти и т.д. (Муезерка, Пудож), работники отделов предоставляют аналитические доклады и сведения по различным программам ("Семья-2004", о положении женщин, детей в республике, доклады на хозактив).

Несмотря на то, что органы ЗАГС с 1998 года являются отдельной структурой, органы местного самоуправления многих городов и районов республики продолжают в меру возможностей оказывать финансовую и иную помощь отделам ЗАГС. Так, в Сортавала администрацией города оказывается финансовая помощь для приобретения подарков, цветов, поздравительных открыток для чествований, оказывается помощь в работе с компьютером и его обслуживании, решаются хозяйственные вопросы, в 2004 году выделены средства на реконструкцию входа в здание отдела ЗАГС (50 тыс. рублей).

В Петрозаводске практически все вопросы хозяйственного обеспечения отдела решаются администрацией города, постоянно выделяются достаточные средства для организации торжеств. В Суоярви для проведения торжественных мероприятий администрацией района выделено 6,5 тыс. рублей, в Сегеже в течение 3-х лет администрация местного самоуправления выделяет отделу для проведения торжеств и праздников 4 тыс. рублей. Во всех городах и районах республики благодаря тесному сотрудничеству работников отделов ЗАГС с руководителями органов местного самоуправления, личным контактам (что особенно отмечают все начальники отделов) отделам ЗАГС местными администрациями оказывается различная помощь (финансовая, хозяйственная, транспортная). Безусловно, налаживание тесных контактов с местным самоуправлением требует от работников отделов ЗАГС много сил и времени.

Выездная регистрация в большинстве городов и районов организована при непосредственном участии и помощи местных органов власти. Графики выездов согласовываются с главами самоуправления, предоставляются помещения и телефоны для работы и приема граждан, основная проблема - транспортная - решается по большей части также с помощью органов местного самоуправления. Бесплатно выделяется транспорт для выездной регистрации в Сортавала, Прионежье, Кеми, Питкяранте, по договорам с частичной оплатой расходов выезжают работники отделов Калевалы, Лоухи, Лахденпохья и др. Однако транспортные проблемы для организации выездной регистрации остаются во многих районах, в первую очередь - нерегулярность графиков выездов организаций, на чьем автотранспорте выезжают наши работники.

Тесное сотрудничество отделов ЗАГС республики с управляющими и специалистами сельских и поселковых администраций позволяют приблизить государственную власть к населению, улучшить качество и сроки обслуживания. Начальник отдела ЗАГС Пряжинского района ежегодно проводит совещания с управляющими и специалистами местных администраций по вопросам соблюдения законодательства о регистрации актов гражданского состояния. В Сортавале, Пудоже, Кондопоге и других районах работники сельских и поселковых администраций сообщают в отделы ЗАГС информацию о родившихся, умерших, юбилярах, обеспечивают торжественность обстановки при проведении торжеств, привозят документы заявителей, вывешивают объявления о приеме, по просьбе работников отделов извещают заявителей. Во всех местных администрациях республики имеются образцы заполнения заявлений, информации о регистрации АГС, подготовленные специалистами отделов ЗАГС. Можно определенно отметить, что успешная организация выездной регистрации в Республике Карелия - это итог сотрудничества работников органов ЗАГС и управляющих и специалистов местных администраций.

Взаимодействие с паспортно-визовой службой, следственными органами и ФСБ, службой судебных приставов, органами прокуратуры

В связи с обменом паспортов и большой миграцией населения из стран СНГ и дальнего зарубежья контакты территориальных отделов ЗАГС республики и паспортно-визовых служб ОВД стали практически ежедневными: ПВС запрашивает данные по уточнению сведений о родившихся, умерших, зарегистрировавших и расторгнувших брак, благодаря большой компьютерной базе ПВС о гражданах городов и районов отделы ЗАГС уточняют некоторые данные запросов учреждений, заявлений граждан, уточняются вопросы, связанные с гражданством, передаются сведения о переменивших фамилию, имя, отчество. Работники отделов ЗАГС направляют родителей, зарегистрировавших рождение ребенка, в ПВС для оформления вкладыша о гражданстве. Ежемесячно отделы передают в паспортно-визовые службы данные об умерших и их паспорта. Схема эта отлажена и технических вопросов у сторон, как правило, не возникает.

Со службой судебных приставов отделам ЗАГС приходится много работать по правильности составления и оформления запросов, сроках их исполнения. Хорошо поставлена эта работа в Пряжинском и Сортавальском отделах - проводятся занятия с работниками этой службы, предложены формы составления запросов. Многие отделы направляют в службу приставов информационно-разъяснительные письма. В большинстве отделов ЗАГС работа ведется, как правило, индивидуально и по конкретным запросам. Таким же образом построена работа органов ЗАГС с оперативными органами МВД. Частая сменяемость работников этих служб вызывает необходимость регулярного личного обучения, проведения индивидуальной учебы в отделе ЗАГС.

В некоторых случаях, связанных с соблюдением законодательства об актах гражданского состояния, отделы ЗАГС обращаются в прокуратуру города или района для принятия соответствующих мер, а также исполняют предписания прокурора.

Взаимодействие с городскими и районными судами

Осуществляется, в основном, по вопросам, возникающим при регистрации расторжения брака, установления отцовства, усыновления. Специалисты отделов ЗАГС приглашаются на заседания суда по рассмотрению заявлений граждан о внесении изменений в актовые записи, исключении сведений об отце, признании отцовства. В необходимых случаях работниками отделов ЗАГС проводится работа с судьями по правильности оформления того или иного решения.

Суды некоторых районов (Прионежье, Сортавала) приняли предложения отделов ЗАГС принимать от граждан справки о наличии актовых записей в случае утери гербовых свидетельств при подаче иска о расторжении брака. В Пряже ежегодно проводятся занятия с работниками канцелярии суда по вопросам заполнения выписок из решений суда о расторжении брака, своевременности предоставления в органы ЗАГС выписок из решений суда о расторжении брака, копий решений о лишении, ограничении, восстановлении родительских прав, об установлении усыновления, проводятся проверки полноты и своевременности таких сообщений, направляются информационные письма по некоторым вопросам вынесения решений суда с приложением форм записей АГС.

Все отделы консультируются с районными судьями по вопросам применения семейного законодательства.

Взаимодействие с избирательной комиссией

Ежемесячно отделами ЗАГС передаются сведения об умерших, переменивших фамилию в связи с переменой, вступлением в брак и расторжением брака, способы передачи различные в разных районах - передача на магнитных носителях, представление списков по согласованным формам, выписка системным администратором ИЦ ЦИК РК по городу (району) необходимых сведений. Были допущены сбои в предоставлении сведений отделом ЗАГС Суоярвского района, в настоящее время ситуация нормализована.

Взаимодействие с межрайонными инспекциями Министерства по налогам и сборам, государственными учреждениями Управления Пенсионного фонда РФ по РК, территориальными отделениями Фонда обязательного медицинского страхования, территориальными управлениями Министерства труда и социального развития, военными комиссариатами.

Предоставление сведений производится отделами ЗАГС в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, соглашениями между Управлением ЗАГС РК и региональными отделениями соответствующих организаций и фондов, согласно Памятке о представлении сведений о регистрации актов гражданского состояния, разработанной Управлением ЗАГС РК в 2003 году.

Работа эта в настоящее время отлажена, отделы представляют сведения своевременно и в полном объеме, возникающие вопросы решаются оперативно. Так как предоставление сведений в районах, не имеющих компьютеров, связана не только с затратами труда и времени, но и материальными затратами Управления ЗАГС, отделам рекомендовано компенсировать эти затраты за счет тех организаций, которым сведения предоставляются. Многие территориальные отделы строят взаимоотношения именно таким образом: отделу ЗАГС Лоухского района отделение Пенсионного фонда выделяет бумагу, Беломорский, Прионежский и другие отделы пользуются копировальной техникой учреждений и т.п.

Взаимодействие с учреждениями здравоохранения

В большинстве территориальных отделов ежемесячно производится анализ заполнения медицинских свидетельств о смерти, данные передаются ответственному по заполнению медсвидетельств в городе (районе). Работники отделов ЗАГС участвуют в совещаниях и конференциях медицинских работников по вопросам своевременности и правильности регистрации АГС, анализа допущенных ошибок (Прионежье, Сортавала, Пряжа). Районные больницы предоставляют отделам ЗАГС списки родившихся детей. Для удобства сельского населения работники отделов ЗАГС практикуют регистрацию рождений производить в родильных отделениях (Питкяранта, Пудож). Специалисты территориальных отделов готовят и передают в учреждения здравоохранения городов и районов приглашения для родителей на регистрацию рождения детей (Петрозаводск, Сортавала и др.)

Взаимодействие с учреждениями культуры

При организации и проведении чествований и праздничных мероприятий органы ЗАГС традиционно сотрудничают с учреждениями культуры, как районными (городскими), так и сельскими. Уровень такого сотрудничества разный - к примеру, отдел ЗАГС г. Петрозаводска признает, что необходимо иметь более тесные контакты с отделом культуры города, чтобы разнообразить тематику проводимых мероприятий.

Взаимодействие с общественными организациями

Это направление сотрудничества появилось достаточно недавно, но набирает темпы. Уже отлажена совместная работа отдела ЗАГС г. Сегежи и женской общественной организации "Сегежанка", в Муезерке сложились хорошие деловые отношения с общественной приемной "Диалог", проведено совместно несколько праздничных мероприятий, в Пряже начальник отдела ЗАГС избрана председателем женского общественного движения.

Многие территориальные отделы проводят работу по привлечению внебюджетных средств, используемых в различных сферах деятельности отделов: в Сегеже за счет спонсорских средств приобретены две люстры, канцелярские и хозяйственные принадлежности, обновлено панно; в Беломорске предпринимателями выделялись средства для приобретения канцтоваров, музыкального центра (частично), ежемесячно - для приобретения 30 литров бензина на организацию выездной регистрации; в Петрозаводске большое количество фирм материально помогают отделу ЗАГС красиво обставить и провести праздничные мероприятия; в Пряже в мае т.г. общими усилиями построен детский городок и т.д.

Следует отметить, что территориальными отделами республики накоплен определенный положительный опыт по взаимодействию с органами местного самоуправления, учреждениями и организациями городов и районов.

Необходимо продолжать сотрудничество, перенимать опыт, наработанный своими коллегами - специалистами отделов ЗАГС городов и районов республики:

• в обязательном порядке участвовать в планерных заседаниях администраций местного самоуправления, районных сессиях и совещаниях;
• регулярно отчитываться о работе на планерках и совещаниях, в средствах массовой информации;
• для проведения торжественных мероприятий и праздников привлекать материальные средства администраций, органов социальной защиты, других организаций, а также спонсорские средства;
• установить взаимовыгодное сотрудничество с отделениями общественной приемной "Диалог", отделами культуры, ветеранскими и женскими общественными движениями:
• разносторонне использовать возможности СМИ - для разъяснения семейного законодательства, публикации информаций и отчетов, объявлений для населения, статей о проводимых торжественных мероприятий и праздников;
• при взаимодействии со службами района и города рекомендовать возмещение ими затрат отдела ЗАГС на предоставление сведений (бумага, картриджи и пр.)

(По материалам семинара начальников территориальных отделов ЗАГС
Республики Карелия (21 мая 2004 года, город Сортавала)