 |
Управлением ЗАГС РК постоянно осуществляется контроль за состоянием и сохранностью архивного фонда записей актов гражданского состояния Республики Карелия. Повышенное внимание к этой сфере деятельности в последнее время обусловлено также приближением сроков передачи актовых книг на государственное хранение в Национальный архив РК. Установленный законодательством срок ведомственного хранения архивов в органах ЗАГС (100 лет) истекает в 2018 г. После наступления указанного срока книги должны передаваться на госхранение ежегодно.
В связи с этим, одной из самых актуальных задач, стоящих перед Управлением, является подготовка актовых книг к передаче на госхранение, которая включает в себя проверку наличия и сохранности архивного фонда, проверку правильности формирования и оформления актовых книг и их учета.
В течение 2009 г. территориальные отделы ЗАГС и архив Управления ЗАГС работали над проведением проверок наличия и состояния актовых книг. Проверка проводилась в целях установления фактического наличия актовых книг (в соответствии с учетом в фондовой книге), проведения экспертизы состояния актовых книг. При проверке выявлялись книги, требующие ремонта, переплета, технической обработки, а также неучтенные книги.
В 2009 г. проверки наличия и состояния актовых книг были проведены всеми территориальными отделами. Акты проверки представлены в Управление. В 2009-2010 г.г. специалисты отделов работают над устранением выявленных ошибок и недочетов.
7 отделов провели проверку всего имеющегося на хранении фонда книг регистрации агс ((Лахденпохья, Питкяранта, Костомукша, Муезерка, Олонец, Суоярви, Пудож). Остальные отделы проводят проверку поэтапно (за определенный временной период). В 2009 г. проверены 4549 актовых книг территориальных отделов (чуть более 30% актовых книг, имеющихся на хранении) в отделах ЗАГС.
Проверка наличия и состояния актовых книг показала следующее:
- Все книги, учтенные в соответствующем журнале, имеются в наличии;
- Выявлено 16 неучтенных книг (Лоухи -9, Сегежа-4,Кемь -3). В отделах ЗАГС Сегежского и Кемского районов книги поставлены на учет, в отделе ЗАГС Лоухского района книги ставятся на учет по мере проведения технической обработки.
- Во многих отделах выявлены книги разных лет, нуждающиеся в обновлении переплета ввиду их плохого состояния. Таких книг 407. Из этого количества 79 актовых книг заново переплетены в 2009 г., 43 книги в 1 квартале 2010 г. В 2010 г. эта работа будет продолжена.
- Требуют технической обработки 646 актовых книг (оформление нумерации, листов-заверителей, титульных и вкладных листов в тех книгах, где они отсутствуют). На сегодня проведена техобработка 282 актовых книг. Техобработка включает не только выполнение перечисленных выше процедур, но также и проверку соответствия информации, содержащейся во внутренней описи и вкладных листах фактическому содержанию книги.
- Требуют реставрации 7 книг (Кемь), 16 (Пряжа), 1 (Петрозаводск). Выполнена работа полностью в отделе ЗАГС Пряжинского района и частично в отделе ЗАГС Кемского района (4 книги)
- Имеются на хранении неисправимо поврежденные актовые записи (всего 30):
В Муезерском отделе - 1
В Прионежском отделе - 8
В Кондопожском отделе - 21 (актовые записи залиты клеем, часть текста заклеена бумагой, имеются надорванные листы). В случае обращения за повторным документом он будет выдан по второму экземпляру а/з.
- Все отделы ЗАГС указали, что условия хранения архива соблюдаются.
Отсутствует сигнализация:
Калевала - охранная
Олонец - охранная
По итогам 2009- 1 квартала 2010 г.г. можно отметить, что в целом работа в этом направлении ведется. Однако, хотелось бы обратить внимание на этот участок работы со стороны начальников отделов ЗАГС Калевальского, Медвежьегорского и Олонецкого районов, которые недостаточно работают в этом направлении. Прошу уделять архиву больше времени.
У нас есть отделы, которые завершили все работы по актам проверки наличия и состояния дел, это Пряжинский и Сегежский отделы. По завершении всех указанных в акте работ следует представить отчет об их выполнении в Управление. Поскольку проверка наличия проводится поэтапно, то по завершении работы по первому акту, следует приступить к проверке актовых книг за следующий временной период. Отделы, выполнившие проверку и обработку актовых книг в полном объеме должны приступить к проверке наличия и состояния дел временного (свыше 10 лет) хранения.
Напоминаю также, что контроль за работой по упорядочению архивов Управлением ведется ежемесячно. Напоминаю и прошу по истечении месяца представлять короткую информацию о проведенной работе, т.к. не все отделы это делают.
Гл. специалист Л.А. Федосеева
20.04.2010
|
|
