Главная / Исполнительная власть / Управление записи актов гражданского состояния РК / Итоги работы Управления ЗАГС РК в 2003 /

Формирование архивного фонда ЗАГС Республики Карелия в 2003 году

В 2003 году Управлением ЗАГС Республики Карелия велась планомерная работа по формированию архивного фонда записей актов гражданского состояния.

Условия хранения книг в отделах ЗАГС соблюдаются: книги хранятся в изолированных помещениях или рабочих комнатах в металлических шкафах (на стеллажах). В связи с недостаточным финансированием не удалось обеспечить отделы ЗАГС Олонецкого, Питкярантского и Прионежского районов металлическими стеллажами. В связи с увеличением объема архивных документов требуется дополнительно изготовить металлические шкафы для отделов ЗАГС Калевальского, Лахденпохского районов и г. Сортавалы.

На хранении в территориальных отделах ЗАГС и Управлении ЗАГС Республики Карелия находится 17525 книг актовых записей за 1917-2003 годы (в том числе в архиве Управления 7765 книг за 1917-2002 г.г.) В первом квартале 2003 года произведен переплет книг актовых записей в количестве 278 томов за 2002 год, отреставрировано 49 книг. Специалисты отделов ЗАГС постоянно отслеживают физическое состояние книг, проводят своевременную реставрацию и необходимое в некоторых случаях переоформление книг. Ведется работа по дооформлению книг, не оформленных ранее надлежащим образом. Большую работу в этой части проводили отделы ЗАГС Кемского, Муезерского, Сегежского, Прионежского, Пряжинского, Пудожского Питкярантского отделов ЗАГС и отдела ЗАГС г. Петрозаводска.

Ведется работа по составлению книги учета архивного фонда. В Беломорском, Кондопожском, Сегежском отделах ЗАГС активно велась работа по ликвидации задолженности по составлению книги учета. В связи с изменениями в нумерации книг, произошедшими вследствие их разделения на два тома в ходе реставрации, в Муезерском отделе ЗАГС составлена новая книга учета архивного фонда. Составление новой книги учета ведется также в отделе ЗАГС г. Сортавалы. Ежегодно в каждом отделе учитываются новые книги после их переплета.

Все отделы продолжают работать над составлением справочно-поисковой системы - алфавитных списков и картотеки к актовым записям. В отделах ведется работа по составлению картотеки и алфавитных списков за период до 1979 года. Специалистами Муезерского отдела ЗАГС проведена работа по оформлению разграничителей к картотеке (по фамилиям) и подготовлены рекомендации по проведению этой работы. Данные рекомендации выданы участникам МТО в пос. Пряжа.

В первом квартале оформлены в соответствии с правилами делопроизводства и укомплектованы для хранения дела за 2002 год, заведены новые дела на 2003 год в соответствии с номенклатурой дел. В соответствии с нормами делопроизводства в каждом отделе составлена итоговая запись к номенклатуре дел предшествующего года.

Во всех отделах ЗАГС и в архиве Управления ЗАГС Республики Карелия проведена экспертиза ценности документов, дела с истекшим сроком хранения выделены к уничтожению, составлены соответствующие акты, которые рассмотрены и согласованы на заседании экспертной комиссии Управления. Задолженность по списанию дел, имевшая место в Медвежьегорском и Кемском отделах, в 2003 году ликвидирована. Одним из важных направлений работы отделов ЗАГС является упорядочение дел долговременного хранения. В основном, в отделах ЗАГС на все дела этой категории составлены описи. В тех отделах, где имелась задолженность, активизировалась работа по составлению описей. В Пудожском, Кемском и Медвежьегорском отделах проводилась экспертиза каждого дела, их дооформление, если это требовалось. Специалистам Прионежского, Пудожского, Лоухского отделов ЗАГС оказана практическая помощь в этой работе, даны разъяснения по составлению описи дел. В архиве Управления проведена работа по составлению годового раздела описи дел постоянного хранения за 2001 год. Проведена экспертиза дел, в результате которой отобраны на государственное хранение документы, отражающие деятельность Управления за 2001 год. Годовой раздел описи, включающий 31 дело, представлен в Архивное управление РК. В соответствии с указанием Архивного управления РК составлен паспорт архива Управления ЗАГС.

За 2003 год в органы ЗАГС республики поступило 22021 обращений о выдаче повторных документов (за 2002 год - 23069), выдано повторных документов 18923 (за 2002 год - 20538). Управлением ЗАГС легализовано документов - 451 (за 2002 год - 378). Наибольшее количество обращений поступило в отделы ЗАГС г. Петрозаводска (6180), Кондопожского района (1416), Сегежского района (1429), Медвежьегорского района (1366), Питкярантского района (1290).

Каждое обращение, поступившее в отдел ЗАГС, внимательно рассматривается, проводится поиск требуемых актовых записей, заявителю высылается необходимый документ. В случае отсутствия актовой записи обращение пересылается для проверки в архив Управления ЗАГС Республики Карелия, а заявителю даются разъяснения. На все заявления граждан, а также на запросы учреждений и организаций даны ответы. Сроки исполнения заявлений соблюдаются.

На 19 процентов увеличилось количество обращений граждан для легализации документов. Значительную часть от этих обращений составляют документы, оформленные в связи с усыновлением российских детей иностранными гражданами.

Выдача повторных документов производится в соответствии с законодательством РФ. В 2003 году изменился порядок истребования и пересылки повторных документов о регистрации актов гражданского состояния со странами СНГ и Балтии. В связи с этим Управлением ЗАГС Республики Карелия на основании соответствующих нормативных документов были разработаны и направлены в отделы ЗАГС методические указания по данному вопросу (Приложение №2), которые используются в работе.

В 2003 году в отделах ЗАГС оформлено 359 дел о перемене имени и 209 дел о внесении изменений в актовые записи (За 2002 год соответственно 345 и 252). В актовые записи внесено 19667 изменений и исправлений (за 2002 год - 23180). В связи с каждым изменением вносятся соответствующие коррективы в картотеку и алфавитные списки.

В течение года проводилась учеба специалистов территориальных отделов ЗАГС по работе с архивными документами и делопроизводству. Эти вопросы рассматривались на заседаниях МТО в пос. Пряжа (два раза), Муезерский, Калевала. Проведены практические занятия по делопроизводству, по заполнению бланков гербовых свидетельств и записей о регистрации актов гражданского состояния, по заполнению книги учета архивного фонда для специалистов МТО с центром в г. Сегежа и МТО с центром в пос. Пряжа. Главным специалистом Л. А. Федосеевой оказывалась практическая помощь по всем направлениям работы с архивом на выездах в командировки в отделы ЗАГС Калевальского, Пудожского, Лоухского, Суоярвского, Прионежского, Пряжинского районов и г. Петрозаводска. На семинаре специалистов отделов в апреле 2003 года также рассматривались некоторые вопросы работы с архивом. В 2003 году для работников аппарата Управления разработана Инструкция по делопроизводству (Приложение №3).

В декабре 2003 года проведена работа по корректировке номенклатуры дел на 2004 года. В номенклатуру дел включены новые дела, образовавшиеся в деятельности органов ЗАГС. Номенклатура дел направлена во все в отделы.

В 2003 году проведено два заседания экспертной комиссии Управления (Приложение №4), на которых рассматривались результаты проведенной в отделах и Управлении экспертизы ценности документов, описи дел долговременного хранения, номенклатура дел на 2004 год, а также другие вопросы работы с архивом.

В десяти отделах ЗАГС формируется электронная база данных о регистрации актов гражданского состояния. Дискеты с информацией о регистрации актов гражданского состояния представляются в Управление ЗАГС Республики Карелия.

По итогам года следует отметить, что в течение года во всех отделах велась планомерная работа по формированию архивного фонда. Работники отделов ЗАГС приложили много усилий для упорядочения документов, для их оформления и учета в надлежащем порядке. В то же время следует обратить внимание отделов ЗАГС Калевальского, Прионежского, Медвежьегорского районов на необходимость активизации работы по составлению описей дел.

В 2004 году следует продолжить работу по обеспечению сохранности архивных документов, необходимо по возможности обеспечить отделы ЗАГС Питкярантского, Олонецкого, Прионежского, Калевальского, Лахденпохского районов и г. Сортавалы металлическими шкафами для хранения книг. Следует продолжить работу по дооформлению книг актовых записей, не оформленных надлежащим образом в свое время, а также необходимо уделить большее внимание оформлению старых дел и составлению описей, в архиве Управления - формированию картотеки к актовым записям. Специалистам архива Управления при выездах на места необходимо оказывать практическую помощь отделам ЗАГС по всем вопросам работы с архивными документами.

Главный специалист Управления
Л.А.Федосеева