Главная / Исполнительная власть / Управление записи актов гражданского состояния РК / Итоги работы за 2004 год /

Архив

Деятельность Управления ЗАГС Республики Карелия в части работы с архивом была направлена на выполнение задач по комплектованию архива документами, обеспечению их сохранности и учета, созданию справочно-поисковых систем к документам архива, своевременному исполнению обращений граждан и запросов учреждений и организаций о выдаче повторных документов о регистрации актов гражданского состояния.

На хранении в территориальных отделах и в архиве Управления находится 17852 книг актовых записей за 1917-2004 г.г. (в том числе в архиве Управления - 7918 книг за 1917-2003 г.г.).

В 13 территориальных отделах ЗАГС и в Управлении ЗАГС РК архивы хранятся в изолированных помещениях, в 6 территориальных отделах - в рабочих кабинетах.

В 2004 г. для размещения республиканского архива выделено новое изолированное помещение, отвечающее всем современным требованиям. Помещение оборудовано новыми металлическими стеллажами, системами пожаротушения и вентиляции, что обеспечит надлежащие условия для документов постоянного срока хранения. Улучшились условия для хранения архива в отделе ЗАГС Кемского района, где благодаря решению, принятому Администрацией местного самоуправления, отделу ЗАГС выделен отдельная комната. Необходимым оборудованием для хранения документов архива обеспечены территориальные отделы ЗАГС. Приобретены металлические шкафы для отделов ЗАГС: Калевальского (2), Кемского (6), Лахденпохского (1), Прионежского (5), Сортавальского (1). Выделены металлические стеллажи для размещения архива Питкярантского отдела ЗАГС, а также дополнительные стеллажи для Кондопожского отдела ЗАГС. Для всех отделов изготовлены различные штампы для работы с документами.

В целях создания надлежащих условий для хранения документов архивного фонда во всех территориальных отделах ЗАГС проведены мероприятия по обеспечению противопожарной безопасности в соответствии с предписаниями Государственной противопожарной службы - произведена перезарядка огнетушителей, обновлены графические и текстовые планы эвакуации, изучена Инструкция о мерах противопожарной безопасности в территориальных отделах ЗАГС, проведены инструктажи о порядке применения огнетушителя.

В 2004 г. произведен переплет и оформление книг актовых записей за 2003 г. в количестве 316 томов, отреставрировано 62 актовых книги. Специалисты отделов ежегодно проверяют физическое состояние книг, в необходимых случаях проводят их реставрацию путем замены переплета книг в типографии или производят мелкий ремонт книг своими силами. В 2004 г. произведена реставрация актовых книг отделов ЗАГС г. Петрозаводска, г. Сортавалы, Кондопожского, Муезерского, Прионежского, Пряжинского, Пудожского, Сегежского, Суоярвского районов. В 2004 г. активно занимались работой по дооформлению старых книг (нумерация листов, оформление листов-заверителей, внутренних описей) отделы ЗАГС Кондопожского, Муезерского, Лоухского, Питкярантского, Пряжинского, Пудожского, Сегежского районов.

Ежегодно в отделах ЗАГС производится учет новых актовых книг после их переплета. В Беломорском отделе ЗАГС ликвидирована задолженность по учету книг, в журнал учета внесены все актовые книги по 2003 г. включительно. Продолжалась аналогичная работа в отделах ЗАГС Кондопожского района (учтены книги по 1946г.), Сегежского района (учтены книги по 1944г.), Пряжинского района. Переоформлены (заполнены заново) журналы учета актовых книг в связи с их ветхостью или несоответствием требуемой форме заполнения в отделах ЗАГС г. Сортавалы, Лахденпохского, Питкярантского, Прионежского районов.

В целях обеспечения оперативного поиска актовых записей в каждом отделе создается справочно-поисковая система, функции которой выполняют картотека и алфавитные списки к актовым записям. Картотека формируется в отделах с 1979 г. по настоящее время. В отделах ЗАГС Беломорского, Калевальского, Муезерского районов проводилась работа по составлению картотеки (или алфавитных списков) за период до 1979 г. В отделах ЗАГС Кемского и Прионежского районов составлены алфавитные списки к актовым записям соответственно об установлении отцовства и о перемене имени. Обновлены алфавитные списки (в связи с тем, что старые журналы пришли в негодность) в отделах ЗАГС г. Сортавалы и Лахденпохского района. Большой объем работы по упорядочению имеющейся картотеки выполнен в отделах ЗАГС Лоухского, Пудожского, Сегежского районов. В архиве Управления ЗАГС в течение года продолжалась работа по систематизации картотеки в целом по республике, а также введены в компьютерную базу данных актовые записи отдела ЗАГС г. Петрозаводска за период с 1994 г. по 2003 г. Началась работа по созданию компьютерной базы данных о регистрации актов гражданского состояния за период до начала регистрации актов гражданского состояния на компьютере в отделах ЗАГС г. Сортавалы (за 2002 г.) и Лоухского района (за 2003 г.).

В 2004 г. значительно увеличилось количество обращений о выдаче повторных документов о регистрации актов гражданского состояния (Приложение №1). За 2004 г. в органы ЗАГС республики поступило 26993 обращения (за 2003 г. - 22021); выдано повторных документов - 23130 (за 2003 г. - 18923). Наибольшее количество обращений поступило в отделы ЗАГС: г. Петрозаводска - 8236, Медвежьегорского района - 2484, Сегежского района - 1626, Кондопожского района - 1560. Результаты проверок работы отделов ЗАГС показали, что выдача повторных документов отделами ЗАГС производится в порядке, установленном законодательством, сроки исполнения заявлений соблюдаются. В случае отсутствия первого экземпляра актовой записи заявление пересылается для дальнейшей проверки в Управление ЗАГС РК. Между территориальными отделами и Управлением ЗАГС установлено тесное сотрудничество в работе с обращениями граждан; по каждому конкретному случаю, когда в актовой записи имеются неточности, неясности - вопросы оперативно решаются.

В 2004 г. несколько увеличилось количество обращений граждан для легализации документов о регистрации актов гражданского состояния. За 2004 г. легализовано 485 документа (за 2003 г. - 451).

За 2004 г. в территориальных отделах ЗАГС оформлено 283 дела о перемене имени и 237 дел о внесении изменений в актовые записи (за 2004 г. соответственно 359 и 209 дел). В актовые записи внесено 20161 изменение и исправление (за 2003 г. - 19667). После внесения изменений в актовые записи гражданам выданы (высланы) новые свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, а также внесены соответствующие изменения в справочно-поисковую систему.

В первом квартале 2004 г. в территориальных отделах и Управлении ЗАГС проведена экспертиза ценности документов, по результатам которой дела, не подлежащие дальнейшему хранению, выделены к уничтожению. Акты о выделении к уничтожению документов в связи с истечением установленного срока хранения были представлены на согласование в экспертную комиссию Управления ЗАГС. В 2004 г. состоялось три заседания экспертной комиссии Управления ЗАГС, на которых рассматривались результаты экспертизы ценности документов, описи дел, представленные на согласование, проект номенклатуры дел на 2005 г. с внесенными в нее коррективами и другие вопросы. По результатам экспертизы ценности документов главным специалистом Управления Л.А. Федосеевой проведен итоговый анализ, выявлены некоторые недочеты, а также разработана форма акта о выделении к уничтожению свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния, присланных из других отделов ЗАГС и не врученных гражданам. Аналитическое письмо направлено во все территориальные отделы ЗАГС (Приложение №2).

Одним из важных направлений работы является обеспечение надлежащего состояния делопроизводства. В первом квартале 2004 г. оформлены в соответствии с правилами делопроизводства и укомплектованы для хранения дела за 2003 г., в соответствии с номенклатурой дел заведены дела на 2004 г. Во всех отделах продолжалась работа по упорядочению дел со сроками хранения свыше 10 лет и составлению описей дел. Большой объем работы в этом направлении выполнен в отделах ЗАГС Беломорского, Медвежьегорского, Пудожского, Сегежского районов и г. Сортавалы.

В течение 2004 г. проводилась учеба специалистов территориальных отделов ЗАГС по работе с архивом и делопроизводству. Эти вопросы рассматривались на занятиях в рамках курсов повышения квалификации для специалистов отделов ЗАГС в апреле 2004 г., на заседании методического территориального объединения в п. Лоухи в ноябре 2004 г., а также в ходе проверок работы территориальных отделов ЗАГС, проведенных в соответствии с планом работы Управления ЗАГС РК на 2004 г. В отчетном году оказана практическая помощь по всем направлениям работы с архивом отделам ЗАГС Кемского, Медвежьегорского, Питкярантского, Прионежского, Пряжинского, Сегежского районов и г. Петрозаводска. Предложения, высказанные в адрес отделов ЗАГС по итогам проверок, выполнены или выполняются в течение 2004-2005 г.г. Для территориальных отделов ЗАГС разработана Инструкция о мерах пожарной безопасности (Приложение№3). В феврале 2004 г. на коллегии Управления ЗАГС РК рассматривался вопрос "О состоянии архивного фонда органов ЗАГС Республики Карелия" (Приложение №4). Решения, принятые коллегией, в отделах ЗАГС выполняются. В соответствии с планом Управления ЗАГС РК по обобщению опыта работы отделами ЗАГС методического территориального объединения с центром в п. Пряжа разработан и представлен в Управление материал по теме, посвященной выдаче и истребованию повторных документов о регистрации актов гражданского состояния.

В течение 2004 г. во всех территориальных отделах ЗАГС велась работа по формированию архивного фонда, оформлению и упорядочению документов. Особенно большой объем работы был выполнен в отделах ЗАГС Беломорского, Прионежского, Пудожского, Сегежского районов.

В 2005 г. следует продолжить работу по комплектованию и учету документов архивного фонда. Необходимо выполнить работу по оформлению актовых книг за прошлые годы (отделы ЗАГС Кондопожского, Пряжинского, Сегежского районов), по формированию картотеки (отдел ЗАГС Сегежского района, архив Управления ЗАГС), по учету актовых книг (отделы ЗАГС Кондопожского, Пряжинского, Сегежского районов), по составлению описей дел (отделы ЗАГС Калевальского, Олонецкого, Пряжинского районов). Специалистам архива Управления ЗАГС при выездах на места необходимо оказывать практическую помощь отделам ЗАГС по всем вопросам работы с архивом.