Главная / Исполнительная власть / Управление записи актов гражданского состояния РК / Итоги работы за 2004 год /

Информация о работе МТО (центр пос. Пряжа) по теме "Вопросы истребования и выдачи повторных документов о регистрации актов гражданского состояния"

• ВСТУПЛЕНИЕ
• Выдача повторных свидетельств о регистрации АГС
• Правила заполнения повторных свидетельств о регистрации АГС
• Выдача справок о наличии записей актов гражданского состояния
• Выдача копий записей актов гражданского состояния
• Истребование и пересылка повторных документов о регистрации актов гражданского состояния в страны СНГ и дальнего зарубежья
• Порядок взимания государственной пошлины за выдачу повторных документов о регистрации актов гражданского состояния

ВСТУПЛЕНИЕ

В 2004 году методическое территориальное объединение "Вепсская национальная волость - Костомукша - Муезерский - Олонец - Пряжа" работали над темой по обобщению опыта "Вопросы истребования и выдачи повторных документов о регистрации актов гражданского состояния". В этой сфере работы территориальных отделов ЗАГС накопилось множество вопросов, касающихся выдачи повторных свидетельств, справок, копий записей актов гражданского состояния. Это и круг лиц, организаций, имеющих право на получение того или иного вида повторного документа; порядок и сроки исполнения заявлений граждан и запросов учреждений; правила заполнения повторных документов; взимание государственной пошлины; истребование и пересылка повторных документов в страны СНГ и дальнего зарубежья, и другие.

Работа над данной темой началась с предложения в адрес всех территориальных отделов ЗАГС высказать накопившиеся вопросы и предложения по вопросам истребования и выдачи повторных документов о регистрации АГС. В дальнейшем все поступившие вопросы были скомпонованы по разделам: выдача повторных свидетельств, выдача справок о регистрации АГС, выдача копий актовых записей, вопросы истребования и пересылки повторных документов в страны СНГ и дальнего зарубежья. Каждый отдел ЗАГС, входящий в состав МТО, работал над определенным разделом темы и представил свои разработки на заседании методического объединения, проходившего 14.10.2004 в г. Костомукша.

Надеемся, что нам удалось ответить на большинство вопросов, возникающих у работников отделов ЗАГС при работе с повторными документами о регистрации актов гражданского состояния. Мы постарались объединить положения законодательных и нормативных актов РФ, разъяснений Министерства юстиции РФ, Управления ЗАГС Республики Карелия, налоговых органов, учесть практику работы отделов ЗАГС в данном направлении деятельности.

При работе над темой использовались следующие законодательные и нормативные акты, методические указания и разъяснения вышестоящих организаций:

• Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. "Об актах гражданского состояния" № 143-ФЗ (с изменениями и дополнениями);
• Закон Российской Федерации от 9 декабря 1991 г. № 2005-1 "О государственной пошлине" в редакции Федерального закона от 31 декабря 1995 г. № 226-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в Закон РФ "О государственной пошлине";
• Постановление Правительства Российской Федерации от 17апреля 1999 г. № 432 "Об утверждении правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния";
• Инструкция Госналогслужбы России от 15 мая 1996 г. № 42 "По применению Закона Российской Федерации "О государственной пошлине" в ред. 16.11.1999; Приказ от 2 августа 1999 г. Федеральной архивной службы России № 38 и Министерства юстиции Российской Федерации № 230 "об утверждении правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг";
• Методические рекомендации об организации работы по исполнению международных обязательств Российской Федерации в части истребования и пересылки документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, копий наследственных дел и материалов по ним с территории государств-членов Содружества Независимых Государств и стран Балтии, утвержденные Приказом МЮ РФ от 30.12.2002 № 359;
• Методические рекомендации по регистрации актов гражданского состояния, Управление ЗАГС Республики Карелия, Петрозаводск, 1999;
• Письмо Управления ЗАГС Республики Карелия от 30.01.2001 "О внесении изменений и дополнений в Методические рекомендации по регистрации актов гражданского состояния";
• Письмо Министерства юстиции РФ от 21.06.2000 № 09-1130 Письмо Министерства юстиции РФ от 29.05.2001 № 09-2139; Письмо Министерства юстиции РФ от 29.04.2002 № 09-1832; Письмо Управления ЗАГС РК от 13.03.2002 № 48;
• Письмо Управления Министерства по налогам и сборам России по Республике Карелия от 13.03.2002 №15/10-2749;
• Письмо Управления Министерства по налогам и сборам Российской Федерации по Республике Карелия от 19.05.2003 № 15-21/5893 "О проставлении печати на платежных документах";
• Письмо-разъяснение Управления ЗАГС Республики Карелия от 31.10.2003 № 316 по вопросам истребования и пересылки повторных документов с территории государств-членов СНГ, стран Балтии и других иностранных государств;
• Методические рекомендации по некоторым вопросам регистрации актов гражданского состояния, утвержденные решением коллегии Управления ЗАГС РК от 10.02.2004.

Выдача повторных свидетельств о регистрации АГС

В случае утраты свидетельства о регистрации акта гражданского состояния орган ЗАГС, в котором хранится первый экземпляр записи акта гражданского состояния, выдает повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.

Проверка наличия требуемой актовой записи проводится по картотеке, алфавитным журналам, книгам регистрации актов гражданского состояния. Если в заявлении неточно указано время регистрации, то проверка проводится за 7 лет (за год, который указан в заявлении, за 3 предшествующих и 3 последующих года).

В случае, если первый экземпляр записи АГС не сохранился или в архиве территориального отдела ЗАГС находится копия II экземпляра актовой записи, повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния выдается Управлением ЗАГС Республики Карелия по второму экземпляру записи АГС (или территориальным отделом ЗАГС при обязательном проведении сверки данных копии II экземпляра и II экземпляра записи АГС).

При этом заявление гражданина пересылается для исполнения в Управление ЗАГС Республики Карелия. В сопроводительном письме обязательно указывается период, место поиска и степень сохранности архивного фонда в территориальном отделе ЗАГС. (Приложение № 1).

Повторные свидетельства гражданам, в отношении которых регистрация актов гражданского состояния производилась консульскими учреждениями и комендатурами воинских частей за пределами территории РФ, выдаются:

• на основании актовых записей, составленных по 1978 год включительно - Московским областным архивом ЗАГС (125438, Москва, ул. Онежская, 13);
• на основании актовых записей, составленных с 1979 года по настоящее время - объединенным архивом города Москвы (101000, Москва, Малый Харитоневский пер., 10), где хранятся I экземпляры записей АГС. Вторые экземпляры актовых записей, составленных за этот же период хранятся в Московском областном архиве (125438, Москва, ул.Онежская, 13).

Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния выдается:

• лицу, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;
• родственнику умершего или другому заинтересованному лицу в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло.

  В этом случае заявителем должен быть предъявлен документ, подтверждающий факт смерти лица, на которое запрашивается повторное свидетельство. При отсутствии у заявителя свидетельства или справки о смерти, специалист отдела ЗАГС может провести проверку наличия записи акта о смерти в архиве отдела ЗАГС. На заявлении достаточно записать данные актовой записи о смерти (номер, дату и наименование органа ЗАГС, зарегистрировавшего смерть) или приложить копию свидетельства (справки) о регистрации акта о смерти.

  Если заявление поступило посредством почтовой связи и в нем не подтвержден документально факт смерти лица, на которое запрашивается повторное свидетельство, а только сообщается о его смерти, то в сопроводительном письме в адрес органа ЗАГС необходимо сообщить об обязательной проверке факта смерти при выдаче повторного свидетельства (справки), а заявителя предупредить о предъявлении свидетельства о смерти запрашиваемого лица при получении повторного документа.

  Из практики работы выявлено, что заявителям чаще всего требуется подтверждение родственных отношений с умершим родственником для оформления наследства или для прослеживания родословной линии, поэтому в таких случаях им можно рекомендовать обращаться в органы ЗАГС с заявлениями о выдаче справок о наличии записей актов гражданского состояния.

  При оформлении наследства у нотариуса для подтверждения факта смерти наследодателя требуется предъявление гербового свидетельства о его смерти, а все остальные документы, подтверждающие родственные отношения наследников, могут предъявляться в виде справок о регистрации актов гражданского состояния (при отсутствии свидетельств).

  Повторное свидетельство о заключении брака и расторжении брака может быть выдано другому заинтересованному лицу только в случае смерти обоих супругов. Факт их смерти также должен быть подтвержден соответствующими документами.

• родителям (лицам, их заменяющим) или представителю органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного свидетельства совершеннолетия (18-ти лет);

  Допускается выдача повторного свидетельства о рождении гражданам, достигшим возраста 14-ти лет, при предъявлении документа, удостоверяющего их личность (паспорта).

  При получении повторного свидетельства органами опеки и попечительства должна быть предъявлена доверенность от имени юридического лица (Дом ребенка, интернат, отдел образования и т.п.) за подписью его руководителя с приложением печати этой организации.

• иному лицу в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния.

К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:

1. Доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом.
2. Доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этой части, соединения, учреждения или заведения.
3. Доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы.
4. Доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенности, удостоверенные в надлежащем порядке компетентными органами иностранных государств, предназначенные для действия в Российской Федерации, должны быть легализованы в установленном порядке для легализации документов, выданных иностранными государствами.

Заинтересованным лицом для получения повторных свидетельств может быть адвокат, нотариус, орган опеки и попечительства, иные лица в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства.

В соответствии со статьей 15 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате нотариус имеет право истребовать от физических и юридических лиц сведения и документы, необходимые для совершения нотариальных действий, в том числе наследственных прав.

В соответствии со статьей 6 Федерального закона "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ" от 31.05.2002 № 63-ФЗ для получения каких-либо документов адвокат должен предъявить документ о подтверждении своих полномочий. Это может быть ордер на исполнение поручения ,форма ордера утверждена приказом МЮ РФ от 08.08.2002г. №217 (Приложение № 2), в других случаях - нотариальная доверенность. Если запрос от адвоката пришел по почте, в нем также должна быть информация о его полномочиях. Часто адвокат запрашивает информацию о третьих лицах, чего делать он не имеет права, поэтому орган ЗАГС отказывает в предоставлении таких сведений, информируя заявителя, что необходимые данные может запросить суд.

Органы образования (органы опеки и попечительства, комиссии по делам несовершеннолетних) имеют право получать повторные свидетельства о рождении детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, повторные свидетельства о смерти родителей этих детей.

Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния не выдается:

• родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они лишены родительских правил или ограничены в родительских правах, - свидетельство о рождении ребенка;
• лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан недействительным, -свидетельства о заключении брака.

По просьбе указанных лиц им выдается документ, подтверждающий факт государственной регистрации ребенка или заключения брака, а именно:

• родителям, лишенным родительских прав или ограниченным в родительских правах, - справка о рождении ребенка (Ф-24, Ф-25) с отметкой о лишении родительских прав или ограничении в родительских правах родителей (одного из родителей);
• лицам, расторгнувших брака, и лицам, брак которых признан недействительным, - справка о заключении брака (Ф-28) с отметкой о расторжении или прекращении брака, или о признании брака недействительным.

Лицу, обратившемуся в орган записи актов гражданского состояния лично, повторное свидетельство выдается в день обращения при предъявлении им квитанции об уплате соответствующей государственной пошлины (см. раздел "Порядок взимания государственной пошлины...").

При приеме заявления о выдаче повторного свидетельства о регистрации АГС гражданином должен быть предъявлен документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт).

В случае, если лицо обращается в орган ЗАГС с запросом в письменной форме с приложением квитанции об уплате госпошлины, повторное свидетельство может быть выслано по указанному таким лицом адресу заказным письмом.

В случае, если к запросу не приложена квитанция об уплате госпошлины, повторное свидетельство высылается в отдел ЗАГС по месту жительства заявителя с сопроводительным письмом, второй экземпляр сопроводительного письма направляется заявителю по указанному в запросе адресу. (Приложение № 3). В сопроводительном письме обязательно указывается, что при выдаче повторного свидетельства с заявителя должна быть взыскана государственная пошлина. Допускается пересылка документов простыми письмами.

Запросы граждан о выдаче повторных документов исполняются в 10-дневный срок. Для запросов, требующих дополнительного изучения и проверки, срок исполнения может быть увеличен, но не более, чем до 1 месяца.

Заявления граждан или организаций, учреждений и выдаче повторных свидетельств о регистрации АГС должны быть зарегистрированы в "Журнале учета заявлений граждан и запросов учреждений, организаций о выдаче повторных свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния, копий актовых записей" с присвоением порядкового номера и, по усмотрению, индекса дела по номенклатуре дел, например "№ 576/3.3-31" или "№ 345/3.3-32".

На бланке заявления в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется штамп с указанием даты поступления документа и его регистрационного номера по журналу регистрации.

Повторным заявлениям граждан (поступившим от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек 10-дневный срок рассмотрения заявления или заявитель не удовлетворен данным ему ответом) при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а рядом указывается регистрационный номер первого заявления. В правом верхнем углу повторного заявления делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка. В случае поступления повторного заявления все документы по данному вопросу подшиваются после исполнения по последней дате.

После исполнения запроса на бланке заявления (в нижнем поле первого листа документа, а при отсутствии места - на обратной стороне листа) производится отметка, содержащая краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, а именно - копия сопроводительного письма о направлении повторного свидетельства, разъяснения по вопросу истребования повторного свидетельства или о пересылке запроса по месту нахождения записи акта гражданского состояния), исходящий номер документа и дату его отправки, слово "в дело" и индекс дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату. (Приложение № 4).

В журнале учета заявлений в графе "Отметка об исполнении" указывается серия и номер выданного повторного свидетельства, исходящий номер и дата высылки документа, а также реквизиты записи акта гражданского состояния, на основании которой было выдано повторноесвидетельство (номер и дата составления актовой записи, место регистрации). Кроме того, могут быть записаны данные (номер и дата, сумма) квитанции об уплате госпошлины.

В актовой записи, на основании которой было выдано повторное свидетельство, производится отметка о выдаче повторного свидетельства, в которой указывается серия, номер, дата выдачи и кому выдано повторное свидетельство, например, "Выд. повт.свид. 1-ГИ № 576203 от 28.11.2004 Ивановой А.П.".

Квитанция об уплате соответствующей государственной пошлины должна быть подшита или вклеена к заявлению о выдаче повторного свидетельства. Исполненные документы формируются в дела "№ 3.3-31" или "№ 3.3-32" по номенклатуре дел по истечении календарного месяца в хронологической последовательности (по датам или по входящим номерам (№1,№2).

При выдаче повторных документов (свидетельств, справок) поступивших из других органов ЗАГС заявителем должны быть предъявлены паспорт (для подтверждения сведений, содержащихся в свидетельстве или правомочности получения данного документа) и квитанция об уплате соответствующей госпошлины.

Повторный документ (свидетельство, справка), поступивший из другого органа ЗАГС регистрируется в "Журнале учета свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния, поступивших из других органов ЗАГС" (дело №3.3-34). На препроводительном письме проставляется номер по порядку (по журналу) и, по усмотрению, индекс дела "3.3-35", дата поступления документа. После выдачи повторного документа заявителю на препроводительном письме (и в журнале) делается отметка об исполнении, к нему прилагается квитанция об уплате госпошлины и подшивается в дело № 3.3-35.

Повторные свидетельства и справки о регистрации АГС, не полученные заявителями, хранятся в папке дела с индексом "3.3-36" в течение 1 года, затем уничтожаются по акту (Приложение № 5).

Правила заполнения повторных свидетельств о регистрации АГС

Бланк повторного свидетельства заполняется в соответствии с содержанием записи акта гражданского состояния на момент выдачи свидетельства с учетом исправлений или изменений, содержащихся в ней, рукописным способом или с использованием технических средств. Наличие исправлений, подчисток не допускается.

На бланке свидетельства, выданного взамен утраченного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, в верхнем правом углу делается отметка "ПОВТОРНОЕ", которая выполняется от руки, либо с использованием компьютера, либо путем проставления штампа. Повторное свидетельство подписывается начальником территориального отдела ЗАГС с обязательной расшифровкой подписи и скрепляется гербовой печатью отдела.

В случае, если в записи акта гражданского состояния, на основании которой выдается повторное свидетельство, сведения отсутствуют, в бланке свидетельства ставится прочерк.

Если в актовой записи (в I и во II экземплярах) не указана дата ее составления, то указывается хотя бы год регистрации, число и месяц прочеркиваются. В таких случаях датой регистрации акта о рождении или смерти может быть указана дата рождения или смерти гражданина.

Если в записи акта о рождении отсутствует графа "Место рождения" ребенка, следует руководствоваться следующим:

• в случае, когда место рождения, указанное в заявлении и (или) в паспорте заявителя совпадает с местом жительства родителей, указанном в актовой записи, в повторном свидетельстве в графе "Место рождения" указывается место жительства родителей (одного из родителей);
• в случае, если в заявлении и (или) паспорте заявителя указанное место рождения не совпадает с местом жительства родителей (родителя), рекомендуется в данной графе повторного свидетельства проставить прочерк. Заявителю необходимо разъяснить, что он может обратиться в орган ЗАГС по месту жительства (либо по месту нахождения I экземпляра записи акта о рождении) с ходатайством о внесении дополнения в запись акта о рождении графы "Место рождения" согласно ст.ст. 70-73 ФЗ "Об актах гражданского состояния".

В случаях, когда при образовании отчества были допущены орфографические ошибки, возможно дополнять такие записи сведениями об отчестве ребенка. В остальных случаях при выдаче повторных свидетельств о рождении указывать отчество ребенка, образуя его в общем порядке от имени отца, лишь в свидетельстве (не дополняя записи акта о рождении).

В случае изменения административно-территориального деления либо переименования населенного пункта сведения о месте рождения, месте смерти, а также о месте регистрации акта гражданского состояния указываются на момент государственной регистрации акта гражданского состояния.

В случае изменения места хранения книг регистрации актов гражданского состояния в графе "Место государственной регистрации" указывается наименование органа, зарегистрировавшего акт гражданского состояния.

Если при выдаче повторного свидетельства выявлено несоответствие каких-либо данных, указанных в записи акта гражданского состояния с данными, указанными в заявлении гражданина, повторное свидетельство выдаваться не должно. В этом случае следует направить копию актовой записи в отдел ЗАГС по месту жительства заявителя (с уведомлением об этом гражданина) для уточнения сведений. (Приложение № 6).

При обращении граждан по вопросу выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях, когда записи актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив (Национальный архив Республики Карелия, 185610, г.Петрозаводск, ул.Куйбышева, 26а), отдел ЗАГС запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой гражданину выдается повторное свидетельство.

В этом случае, если повторное свидетельство выдается на основании метрической записи, дата в бланке свидетельства указывается по новому стилю исчисления времени путем прибавления 12 дней к дате, указанной в метрической записи в отношении событий, произошедших до 1 января 1901 года, и 13 дней - к дате, указанной в метрической записи в отношении событий, произошедших с 1 января 1901 года до 1918 года.

При выдаче повторного свидетельства на основании актовой записи, составленной на финском языке, необходимо рекомендовать гражданину обратиться к переводчику, имеющему диплом государственного образца со специализацией "финский язык" для перевода текста актовой записи.

Предварительно работник отдела ЗАГС снимает светокопию с актовой записи, составленной на финском языке, и представляет ее для перевода.

Перевод подшивается к светокопии актовой записи, после чего нотариус удостоверяет подпись переводчика. Оплата производится за счет заинтересованного лица. Копия актовой записи и ее перевод пришивается к подлиннику актовой записи, после чего выписывается повторное свидетельство.

В том случае, если заявитель проживает в другом регионе России или в другом районе Карелии, следует снять светокопию с актовой записи, составленной на финском языке, и направить ее в отдел ЗАГС по месту жительства заявителя с просьбой произвести перевод и удостоверить его нотариально (за счет заинтересованного лица), после чего документы возвращаются в отдел ЗАГС Карелии, где на основании перевода выписывается повторное свидетельство.

В том случае, если в актовой записи ранее был произведен перевод текста (но не заверен нотариально) и выдано повторное свидетельство, перевод должен быть произведен вновь в установленном порядке (см.выше). Если имеются разночтения в текстах перевода актовой записи, удостоверенного нотариально, и выданного ранее повторного документа, следует рекомендовать гражданину обратиться в орган ЗАГС с заявлением о перемене имени.

Выдача справок о наличии записей актов гражданского состояния

Справки о наличии записей актов гражданского состояния выдаются:

• лицу, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;
• родственнику умершего или другому заинтересованному лицу в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло (при документальном подтверждении факта смерти);
• родителям или лицам, их замещающим - опекунам (попечителям) при предъявлении распоряжения о назначении опекуном (попечителем) - или представителю органа опеки и попечительства в случае, если лицо, на которое запрашивается справка, достигло совершеннолетия;
• родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они лишены родительских прав или ограничены в родительских правах, - справка о рождении ребенка с отметкой о лишении родительских прав или ограничении в родительских правах;
• лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан судом недействительным, -справка о заключении брака (формы № 28) с отметкой о расторжении, прекращении или признании брака недействительным;
• иному лицу, в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение справки о наличии записи акта гражданского состояния;
• по запросам предприятий, организаций, учреждений (ЖЭУ, отделов кадров предприятий, администраций местного самоуправления и т.п.) - справка о наличии записи акта о смерти гражданина для подтверждения факта его смерти.

Кроме того, в соответствии с п.2 статьи 12 ФЗ-143 "Об актах гражданского состояния" справки о наличии актов о смерти могут быть выданы:

• органам социальной защиты населения,
• налоговым органам,
• органам Пенсионного фонда,
• органам Фонда социального страхования,
• органам, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

В соответствии с п.З ст. 12 этого же закона справки могут быть выданы по запросу суда (судьи), органов прокуратуры, органов дознания или следствия (МВД, ФСБ) либо Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации и в других случаях, установленных федеральными законами (нотариус, адвокат, военный комиссариат).

На справках, выданных по запросам органов, перечисленных выше, органов опеки и попечительства, а также предприятий, организаций, учреждений, в правом верхнем углу проставляется штамп "Для служебного пользования".

При выдаче гражданам справок о регистрации актов гражданского состояния, необходимых для предоставления в органы социальной защиты или Пенсионного фонда по вопросам назначения или перерасчета пенсий и пособий, в верхнем правом углу делается запись "Для предъявления в органы социальной защиты" или "Для предъявления в орган Пенсионного фонда".

Прием, регистрация заявлений о выдаче справок о наличии записи актов гражданского состояния, порядок и сроки исполнения заявлений производятся аналогично с исполнением заявлений о выдаче повторных свидетельств (см. стр. 6,7).

Выдача копий записей актов гражданского состояния

Копии записей актов гражданского состояния могут быть выданы по запросу суда (судьи), органов прокуратуры, органов дознания или следствия (к ним относятся органы Министерства внутренних дел, Управления по борьбе с налоговыми преступлениями, органы Федеральной службы безопасности, органы Федеральной службы охраны, таможенные органы, погранвойска, служба внешней разведки, служба судебных приставов Управления Министерства юстиции, Управление исполнения наказаний), а также по запросу Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации.

Для предоставления материалов дела в суд органу опеки и попечительства требуется, помимо свидетельств о регистрации АГС, наличие копий актовых записей. В таких случаях в интересах ребенка орган ЗАГС имеет право по запросу органа опеки и попечительства (воспитательных и других учреждений, в которых находятся дети, оставшиеся без попечения родителей) выдать копии актовых записей (по делам об усыновлении, оформлению опеки и некоторых других)

Кроме того, копии актовых записей могут быть высланы органами ЗАГС по запросу консульских учреждений стран СНГ.

Выдача копий записей актов гражданского состояния гражданам не допускается.

При выдаче копии актовой записи, оформленной в рукописном варианте, переписываются все сведения, содержащиеся в подлиннике документа без изменений. Возможна выдача светокопии документа.

В правом верхнем углу копии проставляется гриф ограничения доступа к документу (штамп) "Для служебного пользования" и штамп "Копия". При заверении соответствия копии (светокопии) документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. (Приложение №7). Заверительная подпись должна удостоверяться печатью отдела ЗАГС.

Выписка из записи акта гражданского состояния отличается от копии актовой записи меньшим количеством сведений, содержащихся в записи АГС. Регистрация запросов о выдаче копий записей актов гражданского состояния, порядок и сроки исполнения запросов производится аналогично с исполнением заявлений о выдаче повторных свидетельств о регистрации АГС (см. стр. 6,7).

Истребование и пересылка повторных документов о регистрации актов гражданского состояния в страны СНГ и дальнего зарубежья

Повторные свидетельства и справки о государственной регистрации актов гражданского состояния рекомендуется истребовать с территории государств-членов СНГ (кроме Туркменистана) на основании личных обращений-анкет граждан, а также обращений органов опеки и попечительства, воспитательных и других учреждений, в которых находятся дети, оставшиеся без попечения родителей, через Управление Министерства юстиции РФ по Республике Карелия (185610, г.Петрозаводск, ул.Красная,33). (Приложение № 8).

Обращение-анкету по истребованию документов о государственной регистрации АГС рекомендуется предлагать заполнять гражданам в 2-х экземплярах на каждый документ отдельно. На одном из экземпляров, в левом верхнем углу бланка анкеты, целесообразно указывать "подлежит возврату". Предполагается, что второй экземпляр анкету с пометкой "подлежит возврату" вместе с истребованным документом будет возвращаться в Управление МЮ РФ по РК или отдел ЗАГС по месту жительства лица, истребовавшего документ.

Анкету рекомендуется заполнять четким, разборчивым почерком без каких-либо исправлений. Фамилию, имя, отчество лица, на которого истребуется документ, целесообразно указывать печатными буквами.

Органам опеки и попечительства, воспитательным и другим учреждениям, в которых находятся дети, оставшиеся без попечения родителей, необходимо рекомендовать адресовать свои обращения в орган ЗАГС, где была произведена государственная регистрация акта гражданского состояния. Обращение должно быть подписано руководителем организации и удостоверено печатью запрашивающего органа.

Согласно ст. 14 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам в редакции Протокола от 28 марта 1997 года "Договаривающиеся Стороны обязуются пересылать друг другу по просьбе без перевода и бесплатно свидетельства о регистрации актов гражданского состояния непосредственно через органы, осуществляющие регистрацию актов гражданского состояния Договаривающихся Сторон, с уведомлением граждан о пересылке документов". Протокол подписан всеми государствами-членами Содружества Независимых Государств, кроме Туркменистана.

То есть, при обращении гражданина этих государств в орган ЗАГС по месту нахождения записи акта гражданского состояния (без обращения в территориальный орган Министерства юстиции РФ) повторное свидетельство или справка о наличии записи АГС может быть выслана через отдел ЗАГС по месту жительства заявителя с уведомлением гражданина о пересылке документов.

Также непосредственно в орган ЗАГС на территории стран СНГ можно осуществлять пересылку повторных документов, если в полученном поручении отсутствует просьба выслать документ в территориальный орган Министерства юстиции РФ.

Истребование копий записей актов гражданского состояния с территории государств-членов СНГ (кроме Туркменистана) производится через Управление Министерства юстиции РФ по Республики Карелия (185610 г.Петрозаводск, ул.Красная, 33) на основании поручения (просьбы) об оказании правовой помощи в адрес отдела ЗАГС на территории иностранного государства (Приложение № 9), которое направляется с сопроводительным письмом отдела ЗАГС (Приложение № 10). Допускается адресовать такое поручение и напрямую в орган ЗАГС на территории другого государства, где была произведена государственная регистрация акта гражданского состояния.

Обращения граждан и организаций об истребовании повторных документов о регистрации актов гражданского состояния (свидетельств, справок, копий актовых записей) с территории Туркменистана и стран Балтии (Латвийская, Литовская, Эстонская Республики) рассматриваются Департаментом по вопросам правовой помощи Министерства юстиции Российской Федерации (109028. г.Москва, ул.Воронцово поле, 4), на основании личных обращений-анкет граждан (Приложение № 8) и поручения (просьбы) об оказании правовой помощи (Приложение № 9,10). Правила их заполнения аналогичны правилам заполнения анкет и поручений для истребования документов в страны СНГ (см. выше).

Эти документы необходимо направлять в Министерство юстиции РФ (109028, Москва. ул.Воронцово поле, 4) с сопроводительным письмом отдела ЗАГС, ходатайствующего о пересылке их на территорию иностранного государства.

Пересылка повторных документов, выданных отделом ЗАГС по заявлениям граждан и запросам учреждений, поступившим с территории стран Балтии и Туркменистана без обращения в Министерство юстиции РФ, осуществляется только через Департамент по вопросам правовой помощи МЮ РФ (Москва, Воронцово поле,4).

Порядок истребования и пересылки документов в страны дальнего зарубежья осуществляется посредством Департамента консульской службы Министерства иностранных дел Российской Федерации (121200, г. Москва, Смоленская площадь, 32/34) с использованием анкет (Приложение № 11). Допускается истребование и пересылка документов через МИД и в страны Балтии. При этом нужно учитывать, что согласно п.1 ст.63 Федерального закона "Об актах гражданского состояния" в записи актов гражданского состояния, составленные компетентным органом иностранного государства с соблюдением законодательства иностранного государства, изменения не вносятся. Следовательно, копии записей актов гражданского состояния, в которые требуется внесение изменений при рассмотрении дел о внесении изменений (исправлений) в записи АГС и о перемене имени, истребованию с территории иностранных государств не подлежат.

Порядок взимания государственной пошлины за выдачу повторных документов о регистрации актов гражданского состояния

На основании Закона Российской Федерации от 9 декабря 1991 г. № 2005-1 "О государственной пошлине" в редакции Федерального закона от 31 декабря 1995 г. № 226-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации "О государственной пошлине" за выдачу повторных свидетельств и справок взимается госпошлина в размере:

• за выдачу повторного свидетельства о регистрации акта гражданского состояния - 50% от минимального размера оплаты труда
• за выдачу гражданам справок из архивов органов ЗАГС о наличии записей о государственной регистрации актов гражданского состояния - 20% от минимального размера оплаты труда
• за легализацию повторных документов (проставление апостиля) - 50% от минимального размера оплаты труда

Государственная пошлина уплачивается в рублях в банки (их филиалы). Прием банками (их филиалами) государственной пошлины наличными деньгами осуществляется с выдачей квитанции установленной формы. Причем проставление оттиска печати структурного подразделения банка на квитанции не требуется, если имеется клише программно-технического комплекса о произведенной операции (оттиск кассового аппарата).

Принимается квитанция об уплате государственной пошлины, уплаченная на КОД 1400103 в любом отделении Сбербанка РФ, банка на территории Российской Федерации.

При отсутствии в населенном пункте отделения Сбербанка РФ прием госпошлины может осуществляться должностными лицами сельских и поселковых администраций местного самоуправления по квитанции формы № 10. На квитанциях этой формы обязательно проставляется печать органа местного самоуправления, принявшего госпошлину.

Квитанция об уплате государственной пошлины должна быть предъявлена заявителем лично при получении им повторного документа либо приложена к письменному заявлению. Квитанция об уплате госпошлины должна быть оформлена на имя заявителя, имеющего право на получение повторного документа о регистрации АГС.

При выдаче юридическим лицам справок о наличии записей актов гражданского состояния (с грифом "Для служебного пользования") госпошлина не взимается.

При выдаче повторных документов, поступивших из органов ЗАГС иностранных государств, госпошлина взимается в обычном порядке.

За выдачу повторных документов о регистрации актов гражданского состояния освобождаются:

• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы. Основанием для предоставления льготы является книжка Героя Советского Союза или Российской Федерации, орденская книжка;
• участники и инвалиды Великой Отечественной войны. Основанием для предоставления льготы является удостоверение участника или инвалида Великой Отечественной войны. Для граждан, награжденных медалью "За оборону Ленинграда" и знаком "Жителя блокадного Ленинграда" эти льготы не определены (Письмо Госналогслужбы РФ от 03.12.1997 №08-3-10);
• лица, имеющие право на эту льготу в соответствии с Законом Российской Федерации 2О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС";
• граждане, пострадавшие от радиационных воздействий. Основанием для предоставления льгот является удостоверение установленного образца и удостоверение участника ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС в 1986-1987 годах со штампом "летно-подъемный состав, участвовавший в ядерных испытаниях";
• граждане, имеющие право на эту льготу в соответствии с Законом РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча". Основанием для предоставления льгот является удостоверение установленного образца;
• граждане, имеющие право на эту льготу в соответствии с Федеральным законом "О социальной защите граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинской полигоне". Основанием для предоставления этой льготы является удостоверение единого образца, выдаваемое в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации;
• в соответствии с постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27.12.1991 № 2123-1 "О распространении действия закона РСФСР "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС" на граждан из подразделений особого риска" граждане, принимавшие непосредственное участие в составе подразделений особого риска в испытаниях ядерного и термоядерного оружия, ликвидации аварий ядерных установок на средствах вооружений и военных объектах. Основанием для предоставления льготы является удостоверение, выданное Комитетом ветеранов подразделений особого риска РФ на основании медико-социальной экспертной комиссии;
• органы народного образования, опеки и попечительства, комиссии по делам несовершеннолетних - за выдачу повторных свидетельств о рождении для направления детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в детские дома и школы-интернаты, а также свидетельств о смерти родителей этих детей. Выдача этих документов производится на основании доверенности от указанных органов;
• граждан - за выдачу свидетельств в связи с ошибками, допущенными при регистрации актов гражданского состояния по вине работников органов записи актов гражданского состояния. В этом случае заявителем должно быть предъявлено свидетельство, выданное с ошибками по вине работника органов ЗАГС, которое аннулируется в установленном порядке и подшивается к заявлению;
• граждане - за выдачу им справок о регистрации актов гражданского состояния, необходимых для предоставления в органы социального обеспечения по вопросам назначения либо перерасчета пенсий и пособий. На этих справках делается отметка в правом верхнем углу "Для предъявления в ..." (см. стр. 10). За выдачу справок для присвоения звания "Ветеран труда" граждане от уплаты госпошлины не освобождаются;
• граждане - за выдачу им повторных свидетельств или замену выданных свидетельств о смерти реабилитированных родственников. В этих случаях заявителем должна быть представлена справка о реабилитации того гражданина, на которого запрашивается свидетельство.

В случаях освобождения граждан (учреждений) от оплаты госпошлины на заявлении о выдаче повторного документа или препроводительном письме к повторному документу производится соответствующая отметка с указанием статьи Закона "О государственной пошлине" и реквизитов документа, являющегося основанием для освобождения от оплаты государственной пошлины. К заявлению может быть приложена светокопия данного документа.